Hvad er et POS system?

Et POS system er en forkortelse af Point Of Sale. På dansk kender vi det som et kassesystem eller kasseapparat. Et POS system er der hvor butikkens omsætning bliver registreret igennem hele dagen.

Sidst på dagen genereres en rapport, der viser præcis hvad der er solgt, og hvor meget butikken har omsat for, både i dankort, kontant og andre betalingsformer igennem hele dagen.

I dag er lovkravet at et POS system skal være elektronisk.

Forskel på RAM POS system og PC POS system

Der findes groft sagt to forskellige typer hardware til kassesystemer: RAM og PC.

• En RAM baseret kasseterminal virker uden brug af blæser og andre bevægelige dele, hvor støv og snavs sætter sig, og med tiden forringer POS systemet.
• En RAM terminal er ikke understøttet af Windows, og kan derfor sagtens tåle at miste strømmen uden at starte op i fejltilstand, som Windows ellers vil gøre.
• Et PC POS system er ofte installeret på Windows, som hurtigt bliver forældet, og samtidig bliver langsomt over tid.
• En RAM baseret terminal vil holde sin hurtige reaktion hele dens levetid.
• En PC POS terminal er ofte lidt billigere at købe, men holder kun halvt så længe som en RAM POS terminal.

Brug et driftssikkert POS system

Et driftssikkert POS system skal kunne køre videre uden internet og Wi-Fi. Det mest driftssikre POS system har derfor altid mindst en printer og pengeskuffe tilkoblet via kabel. På den måde kan systemet altid køre videre uden Wi-Fi forbindelse og stadig printe boner og regninger, samt åbne pengeskuffen.

POS system med backup

En anden funktion som kan være med til at gøre, at POS systemet er sikkert, og dermed undgår sure gæster, er at have backup på butikkens printer. Det vil sige, at hvis bonprinteren i køkkenet ikke virker, laver POS systemet automatisk backup på regningsprinteren, således at personalet kan se, at køkkenet ikke har modtaget bonen med kundens bestilling.

RAM baseret POS system

Herudover er det som nævnt i kapitlet ovenover, en rigtig god ide at vælge et RAM baseret POS system, som kan håndtere de mest travle situationer, uden at bukke under eller fejle. Et POS system som stopper med at virke midt i et travlt ryk, skaber panik, kaos og omsætningstab.

Integrationer til POS system forenkler arbejdsgange

En integration betyder, at man sætter 2 forskellige softwareprogrammer til at snakke sammen.
Det bruges for eksempel når POS systemet er tilkoblet en betalingsterminal eller en kontanthåndteringsmaskine. Her vil POS systemet sende beløbet direkte til betalingsterminalen, hvorved der undgås manuel indtastningsfejl som resulterer i kassedifferencer.

Et andet eksempel kan være overførsel af omsætningstal direkte fra POS systemet til e-conomic bogholderisystem eller til Planday vagtplansystem.
Med integrationer til POS systemet kan man få manuelle arbejdsgange til at fungere automatisk.

Der er forskel på en POS tablet og en POS terminalløsning

Forskellen mellem en iPad eller Android tablet POS og en rigtig POS terminalløsning, er fleksibiliteten.

• Et POS system som er bygget på en app til iPad eller Android, er mere låst og ikke særlig fleksibelt, da det er en app.
• Et rigtigt POS system er bygget på et åbent stykke software, som er langt mere fleksibelt, og hurtigere kan ændres uden at skulle godkendes, som en app skal.
• Et rigtigt POS system er forberedt til tilslutning af printer, pengeskuffe, scanner og tjener/ekspedient nøglelogin.

Sådan undgår du snyd, tyveri og indtastningsfejl af kontanter

Der er flere forskellige måder, hvorpå man kan undgå at personalet tager kontanter fra POS systemet, eller giver forkerte byttepenge tilbage.

En kontanthåndteringsmaskine kan fuldstændig eliminere snyd, tyveri og indtastningsfejl, da kunden selv putter kontanter ind i kontantmaskinen, som styres af POS systemet. Kontantmaskinen vil herefter selv udregne og give penge tilbage til kunden.

Kontanthåndteringsmaskiner kan bruges i alle brancher

I butikker som bager og isbutikker kan det være svært at vurdere, hvor mange varer der er solgt, og om alle kontanter er kommet ned i pengeskuffen, eller om nogle af pengene er havnet i personalets lommer. I butikker som restauranter og caféer kan en kontanthåndteringsmaskine også med fordel anvendes.

Der kan også installeres et kontrolsystem på alt øl, vand, vin, postmix og spiritus, så når personalet tapper drikkevarer til gæsten, bliver det registreret i POS systemet og påført direkte på gæstens regning.

Brug en app håndterminal til dit POS system

En håndterminal er et rigtig godt værktøj til at øge butikkens omsætning, da der kan tages flere bestillinger og betalinger uden at skulle ind til POS systemet.

Ved at vælge et POS system som bruger en vedligeholdelsesfri app, er det langt nemmere for personalet at bruge håndterminalen, da appen blandt andet selv opdaterer alle varer og borde.

Det er vigtigt, at appen både virker til Apple og Android, samt på både mobil og tablet, da det er meget forskelligt hvad der benyttes af personalet og den enkelte butik. Hvis butikken selv køber håndterminaler til POS systemet er Android langt billigere end Apple.

Hvilket POS system passer til din butik

Holtec Solutions er eksperter i POS systemer. Vi kan derfor hjælpe dig med at finde det POS system der passer bedst til din butik og dine behov.

Vi hjælper selvfølgelig også med opsætning af software, installation og løbende service. Vores support er åben 24/7 året rundt.

Kontakt os allerede nu på telefon 3672 8510 eller via mail på mail@holtecsolutions.dk.